Điều lệ quy định những vấn đề cốt lõi và nền tảng cho sự vận hành của Công ty như cơ cấu tổ chức quản lý, thẩm quyền và thể thức thông qua các quyết định của bộ máy điều hành, nguyên tắc phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ và giải quyết tranh chấp nội bộ .v.v. Luật Doanh nghiệp 2005 đã dành Điều 22 nêu về Nội dung Điều lệ công ty.
Bản điều lệ rất quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Thành viên, cổ đông sẽ nhìn vào Bản điều lệ để biết được quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Người ngoài có thể đọc Bản điều lệ để biết được công ty làm gì, đại diện theo pháp luật của nó là ai, thẩm quyền của công ty được ấn định ra sao để có thể ký hợp đồng với công ty mà không sợ ký kết sai người có thẩm quyền... Nếu muốn trở thành thành viên, cổ đông của công ty, hoặc chuyển nhượng, nhận chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần thì tiến hành theo các bước nào? Việc tổ chức, cơ cấu lại công ty, thậm chí cả việc giải thể doanh nghiệp được tiến hành như thế nào? Bản điều lệ chính là nơi các đối tượng liên quan với công ty tìm thấy quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
Do tầm quan trọng lớn lao của Điều lệ, nhiều công ty rất chú trọng từ việc xây dựng đến áp dụng điều lệ, từ đó điều hành công ty rất thuận lợi, hanh thông, hiệu quả ... Bên cạnh đó, vẫn có một số Công ty đã không chú trọng xây dựng một bản Điều lệ phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty mình mà chỉ để đáp ứng yêu cầu của quá trình thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan mà thôi, có tình trạng làm qua loa, chiếu lệ, cốt cho xong việc. Thậm chí nhiều Công ty không lưu giữ bản chính hoặc các bản sửa đổi, bổ sung của Điều lệ. Mặt khác do hệ thống luật pháp của Việt Nam hay có sự thay đổi nên có nhiều công ty soạn thảo điều lệ theo các quy định cũ (như Luật Doanh nghiệp năm 1999 không quy định việc bầu dồn phiếu mà việc này chỉ được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005) nhưng các Công ty này đã không sửa đổi bổ sung cho phù hợp (như dẫn đến không thực hiện bầu dồn phiếu, lấy lý do là điều lệ của Công ty quy định như thế). Điều lưu ý hết sức quan trọng ở đây là khi áp dụng các điều khoản của điều lệ Công ty, trong trường hợp pháp luật có quy định khác với nội dung các điều, khoản của điều lệ đó thì các điều khoản đó của Điều lệ Công ty đương nhiên vô hiệu và Công ty luôn phải thực hiện theo các qui định của pháp luật hiện hành.
Điều lệ Công ty dù có chi tiết đến mấy đi chăng nữa thì với đời sống của một pháp nhân - công ty cũng giống như thể nhân - con người luôn có quá nhiều vấn đề có liên quan nên điều lệ Công ty cũng không thể nào bao quát hết được và như thế những gì không được ghi trong điều lệ công ty luôn được hiểu là sẽ phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật.
Điều quan trọng hơn là, khi có bản Điều lệ tốt rồi, bất cứ khi nào, khi điều hành công ty cả về quản trị hay quản lý điều hành, cả về đối nội lẫn đối ngoại ..., các thành viên, cổ đông, các Ban Quản lý, Ban Kiểm soát .v.v. của công ty cần thường xuyên tra cứu để áp dụng, thực hiện đúng Điều lệ Công ty nói riêng và Pháp luật hiện hành nói chung, góp phần đưa công ty phát triển giàu mạnh.
Việc xây dựng Điều lệ công ty cần dựa trên các nguyên tắc sau:
- Không được trái pháp luật.
- Không được xâm phạm đến lợi ích của bên thứ 3.
- Tự nguyện và thỏa thuận trong giới hạn pháp luật quy định.
Do vậy, khi xây dựng điều lệ công ty cần phải chú ý các nội dung sau đây:
- Điều lệ công ty là một hợp đồng nhiều bên dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty.
- Điều lệ không được trái với các quy định của pháp luật.
- Điều lệ phải có đủ các nội dung chủ yếu quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005. Có nhiều quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 cho phép tự thỏa thuận trong điều lệ, nhưng các thỏa thuận này không vượt qua giới hạn “trần” và “sàn” và có thể quy định một số nội dung khác như giải quyết tranh chấp, thanh lý tài sản…
Ngoài ra, khi soạn thảo điều lệ, cần chú ý làm rõ một số nội dung sau:
- Thể thức thông qua quyết định của từng co quan trong cơ cấu tổ chức quản lý, nguyên tắc giải quyết tranh chấp giữa các thành viên.
- Nguyên tắc định giá doanh nghiệp
- Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp, các tỷ lệ áp dụng cho các trường hợp triệu tập cuộc họp, thông qua các nghị quyết, quyền triệu tập họp Đại hội thành viên, Đại hội đồng cổ đông.
- Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thử tục thanh lý tài sản công ty, thể thức sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
Tham khảo Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005. Nội dung Điều lệ công ty
1. Tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Ngành, nghề kinh doanh.
3. Vốn điều lệ; cách thức tăng và giảm vốn điều lệ.
4. Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
5. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần của cổ đông sáng lập, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại đối với công ty cổ phần.
6. Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần.
7. Cơ cấu tổ chức quản lý.
8. Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần.
9. Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.
10. Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên.
11. Những trường hợp thành viên có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần.
12. Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh.
13. Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty.
14. Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
15. Họ, tên, chữ ký của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu công ty, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
16. Các nội dung khác do thành viên, cổ đông thoả thuận nhưng không được trái với quy định của pháp luật.
